„W trakcie kontroli gospodarki finansowej [w 2007 roku] stwierdzono poważne nieprawidłowości przy realizowaniu przez miasto zadań inwestycyjnych, na wszystkich etapach udzielania zamówień publicznych”

Ówczesny burmistrz Jerzy Wrzesień (PO). Ówczesny zastępca burmistrza Mariusz Czuj (37 lat), Komitet Wyborczy Wyborców Włodawa-Moje Miasto – 31 października 2007 roku był ostatni dzień wiceburmistrzem.

Lublin, 19 października 2007 r.

RIO –II – 60/34/2007

Pan Jerzy Wrzesień

Burmistrz Miasta Włodawa

Szanowny Panie Burmistrzu,

W dniach od 11 czerwca do 6 sierpnia 2007 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Anna Smalec, Anna Kiraj-Knap, Alina Sagan, Arkadiusz Kołacz i Wojciech Szukała – przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej miasta Włodawa.

Protokół podpisano 21 sierpnia 2006 r.

W trakcie kontroli gospodarki finansowej stwierdzono poważne nieprawidłowości przy realizowaniu przez miasto zadań inwestycyjnych, na wszystkich etapach udzielania zamówień publicznych. Najpoważniejsze z nich to: udzielenie bez stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych czterech zamówień publicznych o łącznej wartości 603.251zł, nieprawidłowości dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań na budowę dróg na łączną kwotę 336.441,77zł, przekroczenie wydatków budżetowych zaplanowanych w budżecie miasta na 2006r. o kwotę 12.200 zł, nieterminowe regulowanie zobowiązań wobec wykonawców zamówień publicznych oraz nieujęcie w księgach rachunkowych 2006 roku zobowiązań miasta wobec tych wykonawców na łączną kwotę 230.949,32 zł.

Należy też zwrócić uwagę na sposób przeprowadzenia rekultywacji działki nr 1959/6 przez podmiot, któremu udzielono pełnomocnictwa do prowadzenia czynności organizacyjno – technicznych oraz wykonania robót rekultywacyjnych, którego nie wybrano na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych i z którym nie zawarto żadnej umowy określającej zasady wzajemnych rozliczeń, wobec czego nie jest możliwe stwierdzenie, czy przy realizacji tego zadania gmina nie poniosła szkody finansowej. Najpoważniejsze nieprawidłowości wystąpiły w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Inwestycji. Sposób wywiązywania się z obowiązków przez pracowników tego wydziału (prowadzących sprawy będące przedmiotem kontroli), wskazuje na niedostateczną znajomość przepisów prawa i brak należytej staranności przy realizacji zadań.

W zakresie gospodarowania mieniem ujawniono nieprawidłowości w procedurze sprzedaży nieruchomości miejskich oraz niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste gruntu, co skutkowało dopuszczeniem do przedawnienia roszczeń z tego tytułu w kwocie 5.160 zł.

Stwierdzono również niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do części podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych, szereg nieprawidłowości przy prowadzeniu ewidencji księgowej podatku od środków transportowych oraz przy prowadzeniu gospodarki drukami opłaty targowej.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ogólnoorganizacyjnym:

1.1. Niepowierzenie na piśmie skarbnikowi gminy obowiązków w zakresie, o którym mowa w przepisach ustawy o finansach publicznych.

Powierzyć - na piśmie - skarbnikowi gminy obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, stosownie do przepisów art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) – str. 2 protokołu.

1.2. Nieprzeprowadzenie w 2006 r. kontroli realizacji procedur kontroli finansowej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej i Urzędu Miejskiego.

Przeprowadzać we wszystkich podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych, w tym w Urzędzie Miejskim, kontrolę realizacji procedur kontroli finansowej w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, stosownie do przepisów art. 187 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Kontrolą obejmować co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych, zgodnie z art. 187 ust. 3 tej ustawy– str. 11 protokołu.

1.3. Przypadki niezamieszczania daty na wpływających do Urzędu Miejskiego dokumentach (w tym na sprawozdaniach budżetowych, przekazywanych przez kierowników jednostek organizacyjnych miasta, deklaracjach i informacjach podatkowych).

Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji zamieszczać datę wpływu do Urzędu, stosownie do przepisów § 6 ust. 11 „Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) – str. 35, 54, 58, 162 protokołu.

2. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości:

2.1. Niekompletne i nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, polegające na:

- nieuwzględnieniu w „Planie kont dla jednostki budżetowej” konta 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”,

- ujęciu w „Planie kont dla jednostki budżetowej” konta 131 „Rachunki bieżące” ze wskazaniem, iż dotyczy ewidencji środków pieniężnych zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych,

- niewskazaniu sposobu (techniki) prowadzenia analitycznej ewidencji księgowej w zakresie podatków (część ewidencji prowadzono ręcznie a część techniką komputerową, mimo nieokreślenia w przepisach wewnętrznych programu służącego ewidencji podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych od osób fizycznych).

Opracować w sposób kompletny i zgodny z potrzebami jednostki dokumentację opisującą przyjęte w Urzędzie Miejskim zasady (politykę) rachunkowości, stosownie do wymagań określonych w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). W tym celu:

- dokonać zmian w zakładowym planie kont, ujmując w „Planie kont dla jednostki budżetowej – Urzędu Miejskiego we Włodawie” konto 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” (a następnie zaprowadzić to konto w ewidencji księgowej) oraz wykreślając konto 131 „Rachunki bieżące”, jako nie mające zastosowania w tej jednostce, zgodnie z zasadami funkcjonowania kont określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), zwanego dalej rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.,

- określić sposób prowadzenia ewidencji księgowej podatków, tj. ręcznie lub komputerowo; przy ewidencji księgowej prowadzonej przy użyciu komputera w przyjętych zasadach rachunkowości zamieszczać informacje zawarte w przepisach art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c, pkt 4 ustawy o rachunkowości, w tym m.in. wskazywać program komputerowy, jego wersję oraz datę rozpoczęcia jego eksploatacji

– str. 12, 27 protokołu.

2.2. Wprowadzenie do ksiąg rachunkowych kont o innych oznaczeniach niż ustalone w zakładowym planie kont.

Wskazywanie na dowodach źródłowych sposobu ujęcia operacji gospodarczej na kontach ustalonych w planie kont, a ujmowanie ich na kontach o innym oznaczeniu oraz niezamieszczanie miesiąca księgowania podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Zapisów operacji gospodarczych występujących w jednostce dokonywać na kontach przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, w związku z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Jeżeli zamieszczona w zakładowym planie kont liczba kont syntetycznych jest niewystarczająca w stosunku do potrzeb prowadzenia prawidłowej ewidencji – uzupełnić zakładowy plan kont o konta dodatkowe, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planów kont, stanowiących załączniki nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., w myśl przepisów § 12 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia. Ująć w wykazie kont Urzędu Miejskiego wszystkie stosowane w ewidencji konta i ustalić przyjęte zasady klasyfikacji na nich zdarzeń, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Na dowodach źródłowych zamieszczać pełną adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Zapisy w księgach rachunkowych dokumentować w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach na wszystkich etapach przetwarzania danych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt 1 powołanej ustawy – str. 13, 14 protokołu.

2.3. Dokonywanie zapisów na koncie 133„Rachunek budżetu” na podstawie innych niż dowód bankowy dokumentów (np. poleceń księgowania), tzw. stornem czerwonym oraz niezgodnych z księgowością banku.

Przestrzegać zasady dokonywania zapisów na kontach 133 „Rachunek budżetu” wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, zapewniając pełną zgodność zapisów z księgowością banku, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w  załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 14, 23 protokołu.

2.4. Nieprawidłowe ewidencjonowanie operacji gospodarczych dotyczących należności budżetowych wyegzekwowanych przez urząd skarbowy.

Zapisów operacji gospodarczych dokonywać z zachowaniem porządku systematycznego, w związku z przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ujmując – wpływ na rachunek bankowy budżetu należności wyegzekwowanych przez urząd skarbowy w wysokości pomniejszonej o pobraną opłatę komorniczą (w kwocie faktycznego wpływu):

• w księdze głównej budżetu:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

• w księdze głównej Urzędu Miejskiego:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (dochody),

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

oraz równocześnie na podstawie dokumentu wpłaty przypis kosztów upomnień i odsetek za zwłokę (w kwocie wpłaconej):

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

stosownie do przepisów § 17 ust. 2 pkt 1 lit b i pkt 2 lit. c i lit. d oraz § 22 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761);

- kwotę pobranej przez urząd skarbowy opłaty komorniczej (na podstawie poleceń księgowania PK – wykazywać w zrealizowanych dochodach i poniesionych wydatkach kwoty zapłaconej opłaty komorniczej):

• w księdze głównej budżetu:

Wn 902 „Wydatki budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

• w księdze głównej Urzędu Miejskiego (równolegle do zapisów w księdze głównej budżetu):
  • pobrane dochody od dłużnika, w wysokości równej opłacie komorniczej, którą potrącono z zebranych dochodów - PK:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (dochody),

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

oraz

• wydatki jednostki z tytułu poniesionej opłaty komorniczej, potrąconej z pobranych dochodów od dłużnika – PK:

Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (wydatki),

zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 14 protokołu.

2.5. Ewidencjonowanie w księgach rachunkowych wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umowy wnoszonych przez wykonawców w formie gwarancji ubezpieczeniowych oraz udzielonego przez miasto poręczenia pożyczki.

Wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów wnoszone przez wykonawców w formie gwarancji ubezpieczeniowych oraz wartość udzielonych przez miasto poręczeń kredytów i pożyczek ujmować wyłącznie w pozabilansowej ewidencji księgowej, bowiem nie są to środki pieniężne ani papiery wartościowe, podlegające ewidencji na koncie 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” oraz zobowiązania podlegające ewidencji na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.; nie są to takie aktywa i zobowiązania w rozumieniu przepisów art. 3 ust. 1 pkt 12 i 20 ustawy o rachunkowości – str. 15, 25 protokołu.

2.6. Nieterminowe sporządzenie jednostkowych sprawozdań Urzędu Miejskiego: miesięcznych Rb-27S i Rb-28S za styczeń-marzec 2006 r. oraz sprawozdań kwartalnych Rb-N i Rb-Z za I kwartał 2006 r.

Sprawozdania budżetowe sporządzać w terminach określonych w załączniku nr 38 „Terminy przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy sprawozdań w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.) – str. 16-17 protokołu.

2.7. Nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, a w konsekwencji wykazanie w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S zrealizowanych dochodów i wydatków na podstawie ksiąg rachunkowych budżetu gminy.

Zaprowadzić i prowadzić na bieżąco ewidencję analityczną do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” według podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z planem finansowym Urzędu Miejskiego, w szczegółowości: dział, rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Jednostkowe sprawozdania budżetowe sporządzać na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, zgodnie z przepisami § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – 17, 18 protokołu.

2.8. Wykazanie w sprawozdaniach Urzędu Miejskiego danych niezgodnych z ewidencją księgową, w tym:

a) w sprawozdaniu Rb – 27 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” za okres od początku roku do 31 marca 2007 r.:

- w dz. 700, rozdz. 7005 § 0470 wykazano należności pozostałe do zapłaty ogółem w kwocie 21.432zł, z ewidencji wynika kwota należności 23.127,54 zł i nadpłat 1.695,54 zł;

- w dz. 756, rozdz. 75616 § 0360 nie wykazano nadpłat, z ewidencji wynika kwota 8 zł,

b) w sprawozdaniu Rb – 28 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” za okres od początku roku do 31 marca 2007 r.:

- w dz. 750 rozdz. 75023 § 4300 wykazano kwotę 41.668,65 zł, z ewidencji wynika kwota 41.701,35 zł (różnica 32,70 zł),

- w dz. 750 rozdz. 75023 § 4370 wykazano kwotę 4.113,84 zł, z ewidencji wynika kwota 4.081,14 zł (różnica 32,70 zł),

- wykazano (w 9 przypadkach) inne kwoty zaangażowania niż wynikające z ewidencji prowadzonej do konta 998/J,

c) wykazanie w sprawozdaniu Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń” za 2006 r. zaniżonej kwoty nominalnej wartości niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego (o 2.745.000 zł).

Niesporządzanie sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych.

Przestrzegać obowiązku wykazywania w jednostkowych sprawozdaniach budżetowych Urzędu Miejskiego danych zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do przepisów § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

W sprawozdaniu Rb-27S w odpowiednich kolumnach „Saldo końcowe” wykazywać należności pozostałe do zapłaty, zaległości oraz nadpłaty ustalone na podstawie danych analitycznych kont podatkowych, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 7 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej Załącznik nr 34 do powołanego rozporządzenia.

W sprawozdaniu Rb-28S w kolumnie „Wydatki wykonane” wykazywać zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego, zaś w kolumnie „Zaangażowanie” wykazywać dane według stanu na dzień kończący okres sprawozdawczy, wynikające z ewidencji księgowej zaangażowanie środków obciążające plan finansowy wydatków danego roku budżetowego z tytułu wykonanych wydatków oraz podjętych zobowiązań, w tym niespłaconych z lat ubiegłych, związanych z funkcjonowaniem jednostki budżetowej i wypełnianiem przez nią określonych zadań statutowych, zgodnie z przepisami § 8 ust. 2 pkt 2 i 3 powołanej „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”.

W sprawozdaniu Rb-Z wykazywać wartość wszystkich niewymagalnych zobowiązań z tytuł poręczeń i gwarancji, tj. kwotę którą poręczyciel (gwarant) byłby zobowiązany zapłacić gdyby dłużnik, za którego udzielono poręczenia (gwarancji), nie dokonał spłaty zobowiązania samodzielnie, uwzględniając – w przypadku kredytów i pożyczek objętych poręczeniami (gwarancjami) – zarówno kwotę świadczenia głównego (kapitału), jak i świadczeń ubocznych (odsetek oraz innych opłat), o ile zostały objęte poręczeniem (gwarancją), stosownie do przepisów § 13 ust. 1 „Instrukcji...”

Zbiorcze sprawozdania budżetowe sporządzać na podstawie sprawozdań jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu, stosownie do przepisów § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 17-21 protokołu.

3. W zakresie operacji pieniężnych i rozrachunków:

3.1. Nieprzestrzeganie przepisów wewnętrznych w zakresie przeprowadzania doraźnych kontroli kasy oraz objęcia formularzy raportów kasowych ewidencją druków ścisłego zarachowania.

Przeprowadzać, przynajmniej raz na kwartał, doraźne kontrole zgodności gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym oraz objąć ewidencją druków ścisłego zarachowania formularze raportów kasowych, zgodnie z postanowieniami § 7 pkt 3 i § 8 pkt 3 „Instrukcji kasowej” wprowadzonej Zarządzeniem Burmistrza Włodawy nr 5/2003 z dnia 1 sierpnia 2003 r. – str. 22, 24 protokołu.

4. W zakresie wykonania budżetu:

4.1. Nieegzekwowanie obowiązku złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości od niektórych podatników zwolnionych ustawowo z tego podatku.

Wszystkich podatników podatku od nieruchomości korzystających ze zwolnień ustawowych, którzy nie dopełnili – wynikającego z przepisów art. 6 ust. 9 pkt 1 i ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121 poz. 844 z późn. zm.) – obowiązku złożenia deklaracji podatkowych, wzywać do ich złożenia na podstawie przepisów art. 274a §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.) – str. 27, 28 protokołu.

4.2. Przypadki niedokonywania weryfikacji deklaracji na podatek od nieruchomości, w tym m.in. niezweryfikowanie deklaracji na podatek od nieruchomości na 2006 r. złożonej przez podatnika, ujętego pod poz. 15 załącznika Nr IV/1 do protokołu kontroli, w której podatnik wykazał powierzchnię gruntów niezgodną z ewidencją geodezyjną (wpływy budżetowe uszczuplono w 2006 r. o 110 zł).

Sprawdzać przedkładane deklaracje podatkowe, w celu ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia jego zgodności z przedstawionymi dokumentami, stosownie do przepisów art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Wyjaśnić różnice pomiędzy ewidencją geodezyjną, a ewidencją podatkową w zakresie powierzchni gruntów wykazanej do opodatkowania przez podatnika, ujętego pod poz. 15 załącznika Nr IV/1 do protokołu kontroli, mając na uwadze, że – zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2005 r. Nr 240 poz. 2027 z późn. zm.) – podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków.

Wyjaśnić:

- sposób wykorzystania gruntów oznaczonych w ewidencji gruntów jako użytki rolne, należących do przedsiębiorcy, ujętego pod poz. 21 załącznika Nr IV/1 do protokołu kontroli. Jeżeli okaże się, że grunty te są zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej, opodatkować je podatkiem od nieruchomości, zgodnie z przepisami art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i art. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136 poz. 969 z późn. zm.) z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych, stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej,

- kto jest właścicielem gruntów oznaczonych symbolem Bi „inne tereny zabudowane” o powierzchni 0,1152 ha, wskazanych na 29 stronie protokołu kontroli, mając na uwadze przepisy art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w myśl których podatnikiem podatku od nieruchomości jest właściciel nieruchomości

– str. 29-31 protokołu.

4.3. Przypadki niepobierania - przez organ podatkowy - odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat należności podatkowych (np. nie pobrano należnych odsetek za zwłokę w podatku od środków transportowych w kwocie około 1.018 zł).

Egzekwować należne odsetki za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej. Jeżeli wpłata dokonana przez podatnika nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – wpłatę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Dokonać rozliczenia wpłat zaległości podatkowych wniesionych – przez podatników wskazanych w protokole kontroli – bez należnych odsetek za zwłokę – str. 32, 54, 55 protokołu i załącznik Nr IV/22 do protokołu kontroli.

4.4. Nieprawidłowości w zakresie udzielania ulg w zapłacie podatków, polegające na:

- wydawaniu decyzji w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatków bez zebrania materiału dowodowego, wskazującego na przeprowadzenie wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą okoliczności uzasadniające udzielenie ulgi,

- wskazaniu nieprawidłowej podstawy prawnej decyzji w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatków (wskazano nieaktualne przepisy art. 48 albo art. 67 Ordynacji podatkowej),

- niezamieszczeniu uzasadnienia faktycznego i prawnego decyzji (przypadki).

Decyzje w sprawie udzielania ulg w zapłacie podatków podejmować po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do uwzględnienia wniosku, określone w przepisach art. 67a § 1 pkt 1 i 3 Ordynacji podatkowej. Wydanie decyzji powinno być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego (art. 187 § 1 ustawy), w celu ustalenia, czy istnieje ważny interes podatnika lub interes publiczny, uzasadniający uwzględnienie wniosku. Decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, jednak powinny być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego.

W decyzjach w sprawie ulg w zapłacie podatków zamieszczać wszystkie elementy określone w przepisach art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej, w tym:

- aktualną podstawę prawną (art. 210 § 1 pkt 4 ustawy); jako podstawę prawną decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę wskazywać art. 67a § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej, decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności podatku – art. 67a § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, a decyzji w sprawie odroczenia lub rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowej wskazywać przepisy art. 67a § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej,

- uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 210 § 1 pkt 6 ustawy), przy czym uzasadnienie faktyczne powinno zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, a uzasadnienie prawne powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa (art. 210 § 4 ustawy). Zgodnie z przepisami art. 210 § 5 Ordynacji podatkowej można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony, nie dotyczy to jednak decyzji, na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku – str. 33, 34, 38-40, 44, 45 protokołu.

4.5. Nieopodatkowanie osoby fizycznej podatkiem od nieruchomości w 2006 r., przez co wpływy budżetowe w tym podatku uszczuplono co najmniej o 592 zł.

Opodatkować wymienioną w protokole kontroli osobę, na której – stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – ciąży obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości, z uwzględnieniem okresu przedawnienia prawa do wymierzenia zobowiązań podatkowych, wskazanego w przepisach art. 68 Ordynacji podatkowej – str. 34-36 protokołu.

Ponadto wyjaśnić, czy osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, ujęte pod poz. 46 – 57 załącznika Nr IV/2 do protokołu kontroli, podlegają obowiązkowi podatkowemu w podatku od nieruchomości. W przypadku ustalenia, że podlegają temu obowiązkowi - wezwać je do złożenia informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, na podstawie przepisów art. 274a § 1 w związku z art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, a następnie ustalić w prawidłowy sposób wysokość należnego podatku, uwzględniając okres przedawnienia prawa do wymierzenia zobowiązań podatkowych, wskazany w przepisach art. 68 Ordynacji podatkowej – str. 34-36 protokołu.

4.6. Dokonanie w 2007 r. przypisu podatku, mimo niedoręczenia decyzji wymiarowej. Wskazywanie w decyzjach wymiarowych – jako podatnika – „przewodniczącego” powołanego przez uczestników wspólnoty.

Przypisu na szczegółowych kontach podatników dokonywać na podstawie złożonych deklaracji podatkowych oraz skutecznie doręczonych decyzji wymiarowych, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, w związku z art. 21 § 1, 2 i 3 Ordynacji podatkowej.

Decyzje wymiarowe wystawiać na podatników podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości. Krąg podatników wymieniony został w przepisach art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym, art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz art. 2 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 30 września 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 z późn. zm.), w myśl których podatnikami podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości są właściciele lub posiadacze samoistni nieruchomości (gruntu).

Sporządzić i przekazać staroście projekt wykazu uprawnionych do udziału we wspólnocie gruntowej wskazanej na 36 stronie protokołu kontroli oraz projekt wykazu obszarów gospodarstw przez nich posiadanych i wielkości przysługujących im udziałów we wspólnocie, stosownie do przepisów art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1963 r. o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych (Dz. U. Nr 28 poz. 169 z późn. zm.). Jeżeli uprawnieni do udziału we wspólnocie, w terminie trzech miesięcy od dnia ustalenia wykazu nie przedstawią do zatwierdzenia burmistrzowi statutu spółki do sprawowania zarządu nad wspólnotą - utworzyć spółkę przymusową, nadać jej statut oraz wyznaczyć organy spółki spośród osób uprawnionych do udziału we wspólnocie gruntowej, stosownie do przepisów art. 25 tej ustawy. Od utworzonej spółki egzekwować składanie deklaracji podatkowych, mając na uwadze przepisy art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym i art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku leśnym.

W przypadku braku możliwości ustalenia wykazów osób uprawnionych do udziału we wspólnocie, decyzje wymiarowe wystawiać na samoistnych posiadaczy nieruchomości, stanowiących wspólnoty gruntowe, w myśl przepisów art. 3 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, art. 3 ust. 2 ustawy o podatku rolnym i art. 2 ust. 3 ustawy o podatku leśnym. Wyjątek dotyczy sytuacji, o której mowa w art. 3 ust. 6 ustawy o podatku rolnym, tj. gdy użytki rolne albo grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych stanowią gospodarstwo rolne prowadzone w całości przez jednego ze współposiadaczy. W takiej sytuacji należy podatek ustalać w drodze decyzji wymiarowej tylko temu współposiadaczowi, który w całości prowadzi to gospodarstwo – 36, 37 protokołu.

4.7. Niezamieszczanie w ewidencji wystawionych upomnień daty ich doręczenia oraz numerów ewidencyjnych tych upomnień.

W ewidencji wysłanych upomnień zamieszczać numer ewidencyjny i datę doręczenia upomnienia, w związku z przepisami § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) i załącznikiem Nr 3 do tego rozporządzenia – str. 40 protokołu.

4.8. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych. Niepodejmowanie działań zmierzających do uzyskania od urzędów skarbowych informacji o sposobie załatwienia wniosków egzekucyjnych, przez co organ podatkowy nie posiada informacji czy w stosunku do zaległości podatkowych powstałych przed 31 grudnia 2001 r., na które wystawił tytuły wykonawcze, zaszły okoliczności przerywające bieg terminu przedawnienia.

Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe, w związku z przepisami art. 6 § 1 ustawy z dnia o 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229 poz. 1954 z późn. zm.). Po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do przepisów § 5 ust. 1, § 6 ust. 1 i § 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Podjąć czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec wszystkich podatników posiadających zaległości podatkowe. W przypadku gdy podatnik przebywa poza miejscem zamieszkania, a jego miejsce pobytu nie jest znane - występować do sądu z wnioskiem o wyznaczenie kuratora dla osoby nieobecnej, co umożliwi skuteczne doręczenie pism, a także ustalenie miejsca pobytu nieobecnego podatnika i w konsekwencji ściągnięcie od niego zaległości, stosownie do przepisów art. 138 oraz art. 154 Ordynacji podatkowej. Korzystać z uprawnienia do występowania do urzędów skarbowych z wnioskiem o udzielenie informacji o sposobie załatwiania wniosków egzekucyjnych, stosownie do przepisów § 8 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Uzyskać takie informacje, w odniesieniu do podatników, posiadających zaległości podatkowe powstałe przed 31 grudnia 2001 r., na które wystawiono tytuły wykonawcze; w przypadku ustalenia, że zaległości te (w łącznej kwocie 9.814,90 zł) uległy przedawnieniu, odpisać je stosowną decyzją burmistrza miasta, w celu odzwierciedlenia w księgach rachunkowych Urzędu Miasta stanu rzeczywistego, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz rozważyć dochodzenie od pracownika odpowiedzialnego za dopuszczenie do przedawnienia tych zobowiązań, odszkodowania na zasadach określonych w dziale piątym ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – str. 41-49 protokołu.

4.9. Nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej podatku od środków transportowych, polegające na:

- prowadzeniu ewidencji na szczegółowych kontach podatników podatku od środków transportowych w sposób uniemożliwiający ustalenie stanu rozrachunków z podatnikami, wskutek dokonywania przypisu podatku w momencie wpłaty podatku i w wysokości dokonanej wpłaty, zamiast na podstawie złożonej deklaracji,

- ewidencjonowaniu wpłat podatków na kontach podatników niezgodnie z datą faktycznej zapłaty podatków (przypadki).

Ewidencję szczegółową podatku od środków transportowych prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi podatnikami, stosowanie do zasad funkcjonowania kont zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia”, określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., w związku z przepisami § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i nieopodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz mając na uwadze zadania komórki księgowości wskazane w przepisach § 3 tego rozporządzenia.

Przypisu na szczegółowych kontach podatników podatku od środków transportowych dokonywać na podstawie złożonych deklaracji podatkowych, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, w związku z art. 21 § 1, 2 i 3 Ordynacji podatkowej.

Dokonaną przez podatnika zapłatę podatków ewidencjonować przy zapłacie gotówką – pod datą dokonania wpłaty przez podatnika w kasie organu podatkowego lub na rachunek budżetu gminy, w placówce pocztowej albo pobrania podatku przez inkasenta, a przy obrocie bezgotówkowym – pod datą obciążenia rachunku bankowego podatnika, stosownie do przepisów art. 60 § 1 tej ustawy – str. 50-52 protokołu.

4.10. Przypadki niezachowania zasady powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych, przez co uszczuplono dochody miasta w I półroczu 2007 r. o kwotę co najmniej 350 zł.

W celu zapewnienia powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych dokonywać okresowej weryfikacji danych zawartych w podatkowej ewidencji środków transportowych z danymi z rejestru prowadzonego przez starostwo powiatowe, wykazywanymi przez tę jednostkę w informacji, o której mowa w przepisach § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowych (Dz. U. Nr 240, poz. 2061 z późn. zm.). Wezwać właścicieli pojazdów wymienionych w protokole kontroli do złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych, zgodnie z przepisami art. 9 ust. 1 i ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w związku z art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku niezłożenia deklaracji wydać decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego – na podstawie art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, po przeprowadzeniu postępowania podatkowego – i wyegzekwować należne podatki, z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych, określonego w przepisach art. 70 § 1 tej ustawy – str. 52, 53 protokołu.

4.11. Nieweryfikowanie składanych przez podatników deklaracji na podatek od środków transportowych, w wyniku czego przyjmowano niekompletnie wypełnione deklaracje na ten podatek na 2006 r. i 2007 r.

Niezebranie materiału dowodowego wyjaśniającego, czy naczepa wskazana w protokole kontroli podlega opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych (faktycznie nie została opodatkowana). Dokonanie korekty deklaracji na podatek od środków transportowych przez pracownika Urzędu bez doręczenia podatnikowi uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji wraz z informacją o związanej z tą korektą zmianie wysokości zobowiązania podatkowego (wysokość zobowiązania w wyniku korekty nie przekraczała 1.000 zł).

Sprawdzać przedkładane deklaracje na podatek od środków transportowych, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej, w zakresie m.in. zastosowania właściwej stawki podatku, w związku z przepisami art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i załącznikiem do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 lutego 2007 r. w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. Nr 24, poz. 148).

W przypadku stwierdzenia zastosowania przez podatnika nieprawidłowych stawek podatkowych – jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego w wyniku korekty nie przekroczy kwoty 1.000 zł – korygować deklarację, dokonując stosownych poprawek, zgodnie z przepisami art. 274 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej. Podatnikowi doręczać uwierzytelnioną kopię skorygowanej deklaracji wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, w myśl przepisów art. 274 § 2 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego w wyniku korekty przekroczy kwotę 1.000 zł - wzywać podatnika do jej skorygowania oraz złożenia niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość, stosownie do przepisów art. 274 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej.

Zbierać - na podstawie przepisów art. 187 Ordynacji podatkowej - materiał dowodowy potwierdzający, że naczepy nie podlegają opodatkowaniu na podstawie przepisów art. 8 pkt 5 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Dowodem w tej sprawie może być m.in. złożone na wniosek podatnika oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, stosownie do przepisów art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej. W przypadku ustalenia, że na właścicielu naczepy, wskazanej w protokole kontroli, ciąży obowiązek w podatku od środków transportowych – wezwać podatnika do złożenia deklaracji, na podstawie przepisów art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej, w związku z art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, a w przypadku odmowy, wydać – po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego określonego w przepisach art. 70 § 1 tej ustawy – str. 52, 53 protokołu.

4.12. Nieprawidłowości przy wydawaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, polegające na:

- wydawaniu zezwoleń mimo niekompletnego sporządzenia wniosków o wydanie zezwoleń,

- wydawaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych bez uzyskania pozytywnej opinii Miejskiej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z uchwałami Rady Miejskiej,

- niewydawaniu decyzji stwierdzającej wygaśnięcie zezwolenia w związku z niewniesieniem opłaty w ustawowym terminie (przypadki).

Zezwolenia wydawać po złożeniu kompletnie wypełnionych wniosków, zawierających wszystkie dane o których mowa w przepisach art. 18 ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70 poz. 473 z późn. zm.). W przypadku złożenia wniosku, który nie zawiera wszystkich wymaganych przepisami informacji lub załączników wzywać – w myśl przepisów art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.) –wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia.

Zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawać po uzyskaniu pozytywnej opinii miejskiej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z uchwałami Rady Miejskiej, stosownie do przepisów art. 18 ust. 3a ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

Wydawać decyzje stwierdzające wygaśnięcie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadku niewniesienia opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w terminie ustawowym – odpowiednio do 31 stycznia, 31 maja i 30 września, stosownie do przepisów art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w związku z przepisami art. 162 § 1 pkt 1 i § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego – str. 57 protokołu.

4.13. Wyznaczenie przez burmistrza Włodawy innego (późniejszego) terminu płatności dla inkasentów opłaty targowej, niż określony w Ordynacji podatkowej, z naruszeniem kompetencji Rady Miejskiej.

Przy egzekwowaniu opłaty targowej od inkasentów tej opłaty, pamiętać, że termin wpłaty zainkasowanych kwot opłaty targowej na rachunek budżetu przypada następnego dnia, po dniu w którym przypadał termin jej zapłaty (w przypadku opłaty targowej dniem tym jest dzień dokonywania sprzedaży), chyba że Rada Miejska wyznaczy inny, późniejszy termin płatności dla inkasentów opłaty targowej, stosownie do przepisów art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej. Dostosować postanowienia § 17 ust. 1 Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, stanowiących załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2003 Burmistrza Włodawy z 6 czerwca 2003 r. do wymienionych przepisów Ordynacji podatkowej.

Rozważyć opracowanie i przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały ustalającej inny niż określony w Ordynacji podatkowej termin płatności opłaty targowej dla inkasentów, w związku z przepisami art. 47 § 4a tej ustawy – str. 59 protokołu.

4.14. Prowadzenie gospodarki drukami opłaty targowej w sposób utrudniający ustalenie stanu ewidencyjnego tych druków i porównanie ich ze stanem rzeczywistym oraz w sposób niespełniający wymagań wynikających z uregulowań wewnętrznych, wskutek:

- niestemplowania przez pracownika Urzędu Miejskiego druków opłaty targowej w momencie ich wydania komendantowi Straży Miejskiej,

- wydawania ich komendantowi bez pokwitowania,

- dopuszczenia do obrotu druków, które faktycznie nie spełniały wymogów druków ścisłego zarachowania (nie były ostemplowane),

- nierzetelnego prowadzenia książki druków ścisłego zarachowania, w tym:

• niewpisywanie do książki druków ścisłego zarachowania ilości i wartości poszczególnych bloczków,
• wypełnianie rubryk „przychód”, „rozchód” i „stan” dopiero w momencie rozliczenia komendanta z pobranych druków,
• niewskazywanie rzeczywistej ilości druków znajdujących się w jednostce (nie uwzględniano poprzednich zapisów dotyczących stanu tych druków oraz nieprawidłowo obliczano stan druków niewykorzystanych - dotyczy zapisów w wierszu „stan”),
• pomyłek w zapisach ilości niezużytych druków (np. druki niezużyte wpisywano w wierszu „rozchód” zamiast w wierszu „stan”),
• wpisywanie w kolumnie „seria i numer dowodów” w niektórych przypadkach numerów druków wykazanych w kolumnie „rozchód”, a w innych przypadkach numerów druków zaprzychodowanych.

- nieobjęcia ewidencją wszystkich druków znajdujących się w magazynie, w tym m.in.: o nominale 42 zł wydanych komendantowi i w części zwróconych przez niego jako druki niezużyte.

Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić zgodnie z postanowieniami „Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych”, stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2003 Burmistrza Włodawy z dnia 6 czerwca 2003 r., w sposób umożliwiający stwierdzenie zgodności rzeczywistego stanu niewykorzystanych druków ze stanem ewidencyjnym oraz rozliczenie osób uprawnionych do ich pobrania, w szczególności na pisemne zapotrzebowanie komendanta Straży Miejskiej ostemplować kwity, nadać im odpowiednie wartości, zgodnie ze złożonym zapotrzebowaniem, wpisać do księgi druków ścisłego zarachowania ilość i wartość poszczególnych bloczków i wydać za pokwitowaniem, stosownie do postanowień § 17 ust. 2 tej Instrukcji.

W przypadku dokonywania zakupów druków z fabrycznie nadanymi nominałami wprowadzić w przepisach wewnętrznych obowiązek ujmowania ich w księdze druków ścisłego zarachowania w momencie zakupu, w celu umożliwienia sprawowania kontroli finansowej, o której mowa w art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Ustalić rzeczywisty stan druków opłaty targowej i ująć go w księdze druków ścisłego zarachowania – str. 59-63 protokołu.

4.15. Wydawanie przez komendanta Straży Miejskiej inkasentom nowych bloczków opłaty, mimo nierozliczenia się z poprzednio pobranych oraz niezamieszczanie w prowadzonej ewidencji zapisów o zużytych bloczkach (przypadki).

Zobowiązać komendanta Straży Miejskiej do wydawania inkasentom nowych bloczków opłaty targowej wyłącznie po rozliczeniu się z wcześniej pobranych oraz prowadzenia ewidencji tych druków, w sposób pozwalający na ustalenie stanu bloczków opłaty targowej wydanych do użytku i rozliczonych, stosownie do postanowień §17 ust. 4 „Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych” – str. 64-65 protokołu.

4.16. Niewskazywanie przez inkasentów na biletach opłaty targowej przedmiotu opłaty (np. sprzedaży z ręki, kosza, ze stołu itp.), co uniemożliwia sprawdzenie prawidłowości zastosowanej stawki opłaty.

Zobowiązać inkasentów opłaty do zamieszczania na pokwitowaniach opłaty targowej przedmiotu, od którego opłata targowa została pobrana, celem umożliwienia sprawowania kontroli finansowej w zakresie pobierania dochodów budżetowych, o której mowa w przepisach art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych – str. 66 protokołu.

4.17. Wystawianie i przekazywanie faktur dzierżawcom, najemcom i użytkownikom wieczystym w terminach uniemożliwiających zachowanie umownego terminu płatności.

Dokonywanie przypisów na kontach użytkowników wieczystych po dokonaniu wpłat.

Faktury wystawiać i przekazywać dzierżawcom, najemcom i użytkownikom wieczystym w terminach pozwalających na zachowanie ustalonego w umowie terminu płatności, w celu umożliwienia sprawowania kontroli finansowej w zakresie gromadzenia dochodów gminy z tych tytułów, w związku z przepisami ar. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Przypisu ustalonych na dany rok należności budżetowych z tytułu najmu, dzierżawy i użytkowania wieczystego dokonywać na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta na początku roku lub w momencie powstania należności, zgodnie z przepisami art.20 ust. 1 ustawy o rachunkowości i zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., w celu umożliwienia prawidłowego ustalenia stanu rozrachunków, kontroli terminowości wpłat i wykazania w sprawozdaniach budżetowych prawidłowych danych – str. 71, 74-76 protokołu.

4.18. Nieprawidłowe ustalenie najemcy (wskazanemu pod poz. 5 załącznika IV/37) wysokości opłat związanych z utrzymaniem budynku w wyniku doliczenia kwot podatku VAT do poniesionych przez gminę kosztów utrzymania budynku (w fakturach dokumentujących te wydatki VAT był ujęty), nieuwzględnienia kosztów wynikających z faktury nr 2263/FVO/06 za wywóz śmieci oraz przyjęcia nieaktualnej wysokości opłat za sprzątanie. Określenie wysokości udziału w kosztach sprzątania obiektu w drodze ustnych ustaleń z najemcą.

Rozliczeń z tytułu udziału najemcy w kosztach utrzymania i użytkowania budynku, w którym znajduje się przedmiot najmu, dokonywać zgodnie z postanowieniami zawartej umowy, w szczególności jej § 5 ust. 4, w myśl którego wynoszą one 10 % opłat uiszczanych przez wynajmującego.

Wszelkie zmiany do umowy zawartej na piśmie wprowadzać w formie pisemnej, zgodnie z przepisami art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego – str. 71-73 protokołu.

4.19. Niepobieranie lub pobieranie w nieprawidłowej wysokości odsetek za zwłokę od nieterminowo wnoszonych opłat z tytułu najmu, dzierżawy i użytkowania wieczystego gruntów i trwałego zarządu, w wyniku czego zaniżono dochody gminy o co najmniej 304,70 zł.

Nieprawidłowe obliczenie wysokości należności gminy w piśmie burmistrza z 20 stycznia 2006 r. w sprawie wyrażenia zgody na przejęcie długu wynikającego z umowy sprzedaży zawartej 29 kwietnia 2004 r. (dotyczącej sprzedaży działki nr 2438/2), w wyniku obliczenia wysokości należnych odsetek (wg stopy redyskonta i ustawowych) od daty sprzedaży przez gminę tej działki, tj. 29.04.2004 r. zamiast od dnia upływu terminu płatności, w którym pierwotny nabywca tej działki – zgodnie z umową – winien wpłacić pozostałą część należności (termin ten w umowie ustalono na 30.03.2005 r.) oraz wskazanie w decyzji o rozłożeniu na raty tej należności i w wezwaniach do zapłaty zawyżonej wysokości odsetek, wskutek jednoczesnego naliczania od niespłaconej należności zarówno odsetek wg stopy redyskonta weksli, jak również odsetek ustawowych.

Od nieterminowo wnoszonych należności gminy pobierać odsetki za zwłokę w wysokości określonej w umowie, a w przypadku braku uregulowania umownego – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 481 § 1 i 2 w związku z art. 359 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Jeżeli dłużnik dokonuje wpłaty niepokrywającej zaległej należności wraz z odsetkami za zwłokę – rozważyć korzystanie z uprawnienia wynikającego z przepisów art. 451 § 1 Kodeksu cywilnego, w myśl których to, co przypada na poczet danego długu, wierzyciel może przede wszystkim zaliczyć na związane z tym długiem zaległe należności uboczne oraz na zalegające świadczenia główne, mając na uwadze przepisy art. 451 § 2 i § 3 Kodeksu cywilnego.

Dochowywać należytej staranności przy ustalaniu należności budżetu gminy. W opisanym w protokole przypadku (str. 78) należność budżetu gminy w umowie AN 2441/2004 z 20 stycznia 2006 r. należało ustalić: na 30.03.2005 r. - należność główna 35.000 zł + oprocentowanie wg stopy redyskonta weksli, co daje kwotę 37.121,82 zł i od tej kwoty obliczyć odsetki ustawowe, wg stanu na dzień przejęcia długu, tj. 20.01.2006 r. Wobec braku w tej umowie terminu płatności należności z niej wynikających, uznać należy że była ona wymagalna w dniu przejęcia długu i za każdy dzień zwłoki w jej uregulowaniu gmina winna pobrać odsetki ustawowe, na podstawie art. 353 § 1, art. 359 § 1 i 2 oraz art. 481 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego.

W sytuacji gdy na wniosek dłużnika należność została rozłożona na raty, a dłużnik nie zachowywał ustalonych terminów płatności, odsetki za zwłokę należało obliczać od następnego dnia po upływie tego terminu, od kwoty pozostałej do zapłaty należności do dnia wpłaty, stosując wysokość odsetek ustawowych określoną w rozporządzeniu Rady Ministrów, zgodnie z art. 359 § 3 Kodeksu cywilnego. W tym przypadku brak było podstaw do pobierania odsetek wg stopy redyskonta i jednocześnie ustawowych; nie wynikało to z decyzji o rozłożeniu na raty należności.

W stosunku do zalegających z regulowaniem należności gminy podejmować konsekwentne czynności zmierzające do ich wyegzekwowania, na podstawie przepisów Części Trzeciej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.) – str. 71, 75-79, 81, 142 protokołu.

4.20. Nieprzestrzeganie postanowień uchwały Rady Miejskiej we Włodawie Nr XXX/282/06 z 26 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych Gminy Miejskiej Włodawa oraz jej jednostek organizacyjnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, w wyniku:

- udzielenia ulgi o wartości przekraczającej 10.000 zł bez zasięgnięcia opinii komisji budżetowej, na podstawie wniosku dłużnika, do którego nie dołączono dokumentów potwierdzających sytuację ekonomiczną wnioskodawcy oraz w drodze decyzji burmistrza, zamiast w drodze umowy cywilnoprawnej,

- niezamieszenia, w sprawozdaniu przedłożonym Radzie Miejskiej w 2007 r. o dokonanych umorzeniach i udzielonych ulgach w 2006 r., informacji o  umorzeniu zaległego czynszu dzierżawnego wraz z odsetkami za zwłokę (w wysokości odpowiednio 3.960 zł i 667,81 zł).

Przy udzielaniu ulg obejmujących należności, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa przestrzegać zasad ustalonych przez Radę Miejską w uchwale Nr XXX/282/06 z 26 maja 2006 r., a w szczególności ulg o wartości przekraczającej 10.000 zł udzielać po uprzednim zasięgnięciu opinii komisji budżetowej, egzekwować od dłużnika ubiegającego się o ulgę załączenie do wniosku dokumentów potwierdzających sytuację ekonomiczną wnioskodawcy oraz udzielać ich po zawarciu z dłużnikiem umowy cywilno-prawnej, zgodnie z postanowieniami § 2 ust. 1, § 4 ust. 1 i § 5 pkt 2 tej uchwały.

Informować Radę Miejską o wszystkich podjętych w poprzednim roku budżetowym rozstrzygnięciach w zakresie zastosowanych ulg, stosownie do postanowień § 6 cytowanej uchwały – str. 76-77, 82 protokołu.

4.21. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych należności z tytułu opłat rocznych za użytkowanie wieczyste gruntu, skutkujące dopuszczenieniem do przedawnienia roszczeń do dochodzenia należności (w kwocie 5.160 zł).

W stosunku do zalegających z regulowaniem należności gminy z tytułów cywilno-prawnych podejmować konsekwentne czynności zmierzające do ich wyegzekwowania, na podstawie przepisów Części Trzeciej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy Kodeks postępowania cywilnego, nie dopuszczając do przedawnienia roszczeń; okres przedawnienia został określony w przepisach art. 118 Kodeksu cywilnego. Rozważyć dochodzenie odszkodowania od pracowników odpowiedzialnych za dopuszczenie do przedawnienia roszczeń na zasadach określonych w przepisach działu piątego „Odpowiedzialność materialna pracowników” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – str. 81 protokołu.

4.22. Wykazanie na koniec 2006 r. na koncie 221/J3 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” nierealnego salda należności (zawyżonego o 17.648,08 zł), w wyniku ujmowania na nim przedawnionych należności z tytułu czynszów najmu z 1997 r.

Na kontach rozrachunkowych wykazywać salda realne, tj. odzwierciedlające stan rzeczywisty, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przeprowadzać rzetelną inwentaryzację rozrachunków, drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 powołanej ustawy. Wyksięgować z konta 221/J3 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” kwotę należności, roszczenie do dochodzenia których uległo przedawnieniu – str. 83 protokołu.

4.23. Dokonywanie kontroli formalno – rachunkowej list wypłat wynagrodzeń przez nieupoważnionego pracownika.

Kontroli formalno – rachunkowej dokumentów źródłowych (list wypłat wynagrodzeń) dokonywać przez osoby upoważnione, wskazane w „Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych”, stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2003 Burmistrza Włodawy z 6 czerwca 2003 r. – str. 86 protokołu.

4.24. Wypłacanie w 2006 r. diet dla radnych w zaniżonej wysokości, w związku z przyjęciem do ich obliczenia nieprawidłowej kwoty bazowej (łącznie zaniżono o 1.604 zł).

Diety radnym wypłacać w wysokości ustalonej przez Radę Miejską w uchwale Nr III/24/2003 Rady Miejskiej we Włodawie z 24 stycznia 2003 r. i Nr XXIV/226/2005, w związku z przepisami art. 25 ust. 6 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – str. 88-89 protokołu.

4.25. Nieprawidłowości przy udzielaniu w 2006 r. dotacji - na realizację zadań własnych miasta - podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, polegające na:

- niezawarciu - w ogłoszeniach otwartego konkursu ofert – informacji o zrealizowanych przez miasto w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim, zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, a w przypadku jednego z ogłoszeń dotyczącego realizacji różnych zadań – także informacji o kryteriach wyboru ofert dla zadań innych, niż zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu,

- niezatwierdzeniu ogłoszeń o dwóch konkursach przez burmistrza miasta,

- nieudokumentowaniu faktu złożenia 2 ofert w terminie wymaganych w ogłoszeniu, przez nieoznaczenie daty wpływu na formularzach ofert oraz niezachowanie kopert, w których złożono oferty, przy czym samego wpływu ofert nie odnotowano też w „Rejestrze pism przychodzących”,

- udzieleniu dotacji dwóm podmiotom, które złożyły oferty niekompletne, tj. niezawierające statutu i dokumentów potwierdzających kompetencje osób realizujących zadanie, wymaganych w ogłoszeniu konkursowym,

- przekazywaniu dotacji z kilkudniowymi opóźnieniami w stosunku do terminów ustalonych w zawartych umowach.

Przy udzielaniu dotacji dla jednostek spoza sektora finansów publicznych na realizację zadań publicznych określonych w przepisach art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.), przestrzegać określonych tą ustawą zasad wspierania lub powierzania realizacji zadań, a w szczególności:

- w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert zamieszczać wszystkie informacje wskazane w przepisach art. 13 ust. 2 ustawy, w tym informacje o kryteriach stosowanych przy dokonywaniu wyboru oferty oraz o zrealizowanych przez miasto w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztach, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego (art. 13 ust. 2 pkt 6 i 7 ustawy),

- przestrzegać obowiązku ogłaszania konkursów przez organ administracji publicznej, stosownie do przepisu art. 13 ust. 1 ustawy, czego potwierdzeniem jest podpis na ogłoszeniu osoby właściwej do kierowania danym organem i jego reprezentowania, którą – w przypadku miasta – jest burmistrz, zgodnie z przepisami art. 31 w związku z art. 11a ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym,

- dokumentować datę wpływu ofert składanych przez podmioty ubiegające się o udzielenie dotacji, celem potwierdzenia, że złożono je w terminie wskazanym w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 5 ustawy; w związku z tym na składanych ofertach (bądź na kopertach, w których je złożono) zamieszczać datę ich otrzymania, zgodnie z przepisami § 6 ust. 11 „Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, przechowując te dokumenty w sposób wskazany przepisami art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.),

- egzekwować – od podmiotów ubiegających się o udzielenie dotacji – załączanie do ofert wszystkich dokumentów wymaganych w ogłoszeniu o konkursie ofert i nie rozpatrywać ofert niekompletnych, zgodnie z zasadami ustalonymi w ogłoszeniu,

- środki na realizację zadań zleconych do realizacji podmiotom spoza sektora finansów publicznych, przekazywać na zasadach (w tym w terminach) ustalonych w zawartych umowach, zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w związku z art. 131 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych i stosownie do art. 35 ust. 3 pkt 3 tej ustawy – str. 90-93 protokołu.

4.26. Dokonanie wydatków niezgodnych z zakresem zadań własnych gminy (zakup krzyża i lichtarzy dla kościoła za 4.470 zł, upominku za 380 zł).

Wydatków ze środków budżetu gminy dokonywać na realizację jej zadań, określonych w przepisach art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, pamiętając że dokonywanie wydatków niezgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków stanowi naruszenie przepisów art. 35 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – str. 94-95 protokołu.

4.27. Niezamieszczenie – na stronie tytułowej kosztorysów inwestorskich na budowę dróg (ulic: Różanej, Chabrowej, Konwaliowej, Lipowej i Zamkniętej) – nazw i kodów Wspólnego Słownika Zamówień.

Na stronie tytułowej kosztorysu inwestorskiego zamieszczać nazwę obiektu lub robót budowlanych z uwzględnieniem nazw i kodów Wspólnego Słownika Zamówień, tj. informacje wymagane przepisami § 7 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno – użytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389) – str. 97, 98, 117 protokołu.

4.28. Niezamieszczenie na stronie internetowej – wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia na budowę drogi nr 104290L - ul. Różanej i drogi nr 104266L - ul. Lipowej – przedmiaru robót określającego szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia i stanowiącego załącznik do specyfikacji, dostępnego dla wykonawców wyłącznie w siedzibie zamawiającego. Naruszało to zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz ograniczało krąg osób potencjalnie zainteresowanych zamówieniem przez to, że uniemożliwiało złożenie prawidłowo sporządzonych ofert wykonawcom, którzy informację o przedmiocie zamówienia czerpali wyłącznie ze strony internetowej, a w uprzywilejowanej sytuacji stawiało podmioty lokalne, mające ułatwiony dostęp do siedziby zamawiającego.

W udostępnionej na stronie internetowej specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawierać wszystkie informacje określone w przepisach art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), w tym opis przedmiotu zamówienia (art. 36 ust. 1 pkt 3), przy czym przedmiot zamówienia na roboty budowlane opisywać za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, stosownie do przepisów art. 31 ust. 1 ustawy. Zgodnie z przepisami § 4 ust. 1 pkt 3 w związku z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. Nr 202, poz. 2072 z późn. zm.), jednym z elementów dokumentacji projektowej służącej do opisu przedmiotu zamówienia na wykonanie robót budowlanych, jest przedmiar robót zawierający zestawienie przewidywanych do wykonania robót podstawowych w kolejności technologicznej ich wykonania wraz z ich szczegółowym opisem lub wskazaniem podstaw ustalających szczegółowy opis oraz wskazaniem właściwych specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych, z wyliczeniem i zestawieniem ilości jednostek przedmiarowych robót podstawowych.

Zamieszczenie specyfikacji na stronie internetowej jest obowiązkiem zamawiającego w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, stosownie do przepisów art. 37 ust. 2 w związku z art. 42 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, przy czym dotyczy to udostępnienia całej specyfikacji ze wszystkimi jej załącznikami, ponieważ dopiero dostarczenie wszystkim potencjalnym wykonawcom wszystkich informacji niezbędnych do właściwego przygotowania ofert, zapewnić może właściwy przebieg postępowania i złożenie ofert porównywalnych, a w konsekwencji – wybór obiektywnie najkorzystniejszej oferty.

Przepisy tej ustawy nie przewidują możliwości pominięcia na stronie internetowej któregokolwiek z elementów specyfikacji, w tym także przedmiarów robót opisujących przedmiot zamówienia, ponieważ taki - niepełny - opis przedmiotu zamówienia utrudniałby uczciwą konkurencję i naruszał zasadę równego traktowania wykonawców, określoną w przepisach art. 7 ust. 1 i art. 29 ust. 2 Prawa zamówień publicznych – str. 100-101, 118-119 protokołu.

4.29. Udostępnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia na budowę drogi nr 104290L – ul. Różanej i budowę drogi nr 104266L – ul. Lipowej na stronie internetowej – po 3 dniach od dnia zamieszczenia ogłoszenia o wszczęciu postępowania na portalu internetowym Urzędu Zamówień Publicznych.

Specyfikację istotnych warunków zamówienia udostępniać na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do upływu terminu składania ofert, stosownie do przepisów art. 42 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych – str. 101, 119 protokołu.

4.30. Nieprawidłowe sformułowanie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia na budowę drogi nr 104290L – ul. Różanej i budowę drogi nr 104266L – ul. Lipowej, polegające na:

- opracowaniu specyfikacji na podstawie - nieobowiązujących w dniu wszczęcia tych postępowań - przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. Nr 71, poz. 645), które utraciło moc z dniem 25 maja 2006 r. oraz określenie w § 13 wzoru umowy - załącznika do specyfikacji - zasad wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy według przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. Nr 140 poz. 794), stanowiących przepisy wykonawcze do ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych i uchylonych z dniem 8 sierpnia 2002 r.,

- bezpodstawnym żądaniu od wykonawców złożenia wraz z ofertą szeregu dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia, dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz znajdowania się wykonawcy w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, w tym m. in.:

• wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, jakie posiada wykonawca,
• wykazu wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat robót budowlanych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca,
• informacji banku potwierdzającej wielkość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową oferenta,

w sytuacji, kiedy zamawiający w żaden sposób nie opisał tych warunków, co uniemożliwiało dokonanie oceny ich spełniania w oparciu o żądane dokumenty, np. w zakresie wymienionych dokumentów nie wskazał - posiadanie jakiego sprzętu i w jakich ilościach, a także wykonanie jakiej ilości robót, jakiego rodzaju i o jakiej wartości oraz posiadanie jakiej wielkości środków finansowych lub zdolności kredytowej - uzna za spełnienie tych warunków,

- bezpodstawnym żądaniu od wykonawców dokumentów, które nie były niezbędne do przeprowadzenia postępowania i których zamawiający nie miał prawa żądać, tj.: dokumentów dotyczących jakości usług i dostaw, w sytuacji, kiedy przedmiotem zamówienia były roboty budowlane, w tym:

• zaświadczenia właściwej urzędowej instytucji kontroli jakości, potwierdzającego, że poprzez odpowiednie odniesienie dokładnie oznaczone produkty będące przedmiotem dostawy odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym,
• zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości, potwierdzającego, że wykonawca spełnia określone wymogi jakościowe w zakresie świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia lub równoważnych dokumentów potwierdzających jakość świadczonych usług, jeżeli wykonawca nie może w terminie uzyskać wymaganego zaświadczenia,
• wyniku kontroli dotyczącej zdolności produkcyjnych, a w razie konieczności także możliwości naukowych i badawczych wykonawcy, przeprowadzonej przez właściwy organ kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, pod warunkiem uzyskania zgody tego organu - jeżeli usługi lub produkty będące przedmiotem dostawy są skomplikowane lub służą szczególnemu celowi,

- bezpodstawnym żądaniu od wykonawców dołączenia do oferty dowodu wniesienia wadium (kserokopii dowodu wpłaty pieniędzy na konto) oraz bezpodstawne ograniczenie formy wniesienia wadium wyłącznie do formy pieniężnej.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzać na podstawie przepisów obowiązujących w dniu wszczęcia postępowania, tj. – w przypadku postępowania w trybie przetargu nieograniczonego – w dniu zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej, w związku z art. 40 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, oraz w oparciu o aktualne rozporządzenia wydane w delegacji tej ustawy, w tym – przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605), obowiązujące od 25 maja 2006 r.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia każdorazowo zawierać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków wraz z prawidłowo sporządzonym opisem dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, stosownie do przepisów art. 36 ust. 1 pkt 5 i 6 Prawa zamówień publicznych, przy czym warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty potwierdzające ich spełnianie opisywać w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 i art. 22 ust. 2 tej ustawy.

Żądając od wykonawców dokumentów, o których mowa w przepisach § 1 ust. 2 i 3 cytowanego rozporządzenia – na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia, dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz znajdowania się wykonawcy w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia – opisywać te warunki oraz sposób dokonywania oceny ich spełniania w oparciu o żądane dokumenty, np. żądając:

- wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, jakimi dysponuje wykonawca – na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia – wskazywać, dysponowanie jakiego rodzaju sprzętem i w jakich ilościach zamawiający uzna za spełnienie tego warunku,

- wykazu wykonanych robót budowlanych w okresie ostatnich pięciu lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia – na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia – wskazywać, wykonanie ilu robót, jakiego rodzaju i o jakiej wartości zamawiający uzna za spełnienie tego warunku,

- informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, na podstawie § 1 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia – określać wysokość tych środków lub kwotę zdolności kredytowej, które zamawiający uzna za spełnienie przez wykonawcę tego warunku.

Żądanie dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu - w sytuacji, kiedy zamawiający tych warunków nie opisał - jest bezzasadne, uniemożliwia bowiem obiektywną ocenę ich spełniania w oparciu o te dokumenty. Ustalając warunki udziału w postępowaniu, zamawiający winien ustalić jednoznaczne, minimalne wymogi, dostosowane do wielkości i stopnia skomplikowania zamówienia oraz do realnej sytuacji na rynku potencjalnych wykonawców. Sprecyzowanie konkretnych wymogów odnośnie poziomu wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego i kadrowego oraz sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwi zamawiającemu miarodajną ocenę możliwości wykonawcy, co do należytego wykonania zamówienia. Opis sposobu dokonania oceny spełniania wymaganych warunków jest niezbędny do dokonania obiektywnej oceny spełniania przez oferentów przystępujących do udziału w postępowaniu o zamówienie, warunków podmiotowych.

Od wykonawców żądać wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, zgodnie z art. 25 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Nie żądać dokumentów innych, niż wskazane w przepisach cytowanego rozporządzenia, ani takich, które nie dają żadnych podstaw ani możliwości oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, mając na uwadze – określony w art. 22 ust. 2 tej ustawy – zakaz określania warunków udziału w postępowaniu w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.

Od wykonawców zamówień publicznych żądać wniesienia wadium w jednej lub w kilku formach wskazanych w przepisach art. 45 ust. 6 ustawy – Prawo zamówień publicznych, nie ograniczając prawa wykonawców do wyboru formy jego wniesienia oraz nie żądać złożenia wraz z ofertą dowodu wpłaty wadium, mając na uwadze, że - zgodnie z art. 45 ust. 1 tej ustawy - zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie wniesienia wadium. Fakt niewniesienia wadium, a nie brak dowodu na dokonanie tej czynności, stanowi przesłankę do wykluczenia wykonawcy z postępowania, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy. Dowód wniesienia wadium nie jest więc dokumentem niezbędnym do przeprowadzenia postępowania, dokument taki nie jest też wskazany w przepisach cytowanego rozporządzenia, z tego powodu jego żądanie jest bezpodstawne i narusza przepisy art. 25 ust. 1 ustawy – str. 101-104, 119, 120, 122 protokołu oraz str. 4 i 7 załącznika nr IV/75 do protokołu.

4.31. Nieokreślenie w Regulaminie prac komisji przetargowej zakresu obowiązków poszczególnych członków komisji przetargowej.

Dokonać zmian w Regulaminie prac komisji przetargowej, wprowadzonym zarządzeniem nr 4/05 z 4 maja 2005 r., przez określenie zakresu obowiązków poszczególnych członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac, stosownie do przepisów art. 21 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych – str. 104 protokołu.

4.32. Niezłożenie przez burmistrza miasta oświadczeń wymaganych przepisami art. 17 ust. 2 Prawo zamówień publicznych w postępowaniach o udzielenie zamówień na budowę drogi nr 104290L – ul. Różanej i drogi nr 104266L – ul. Lipowej.

Przestrzegać gwarancji bezstronności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o której mowa w przepisach art. 7 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych, przez wyłączenie z tego postępowania osób, wobec których zaistniały okoliczności wymienione w przepisach art. 17 ust. 1 tej ustawy. W tym celu, na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy, od wszystkich osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia (dotyczy to także kierownika jednostki) żądać złożenia - pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania - pisemnych oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy – str. 104, 119 protokołu.

4.33. Niewezwanie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, w tym:

a) w postępowaniu o udzielenie zamówienia na budowę drogi ul. Różanej – niewezwanie jednego z wykonawców do uzupełnienia:

- zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej - wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, ponieważ wykonawca złożył zaświadczenie wystawione 4 grudnia 2004 r., zawierające potwierdzenie figurowania wykonawcy w ewidencji, jednak bez daty potwierdzającej dzień, na który jest aktualne,

- sprawozdania finansowego lub innego dokumentu określającego obroty, zysk oraz zobowiązania i należności - za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres, tj. dokumentu, którego wykonawca w ogóle nie złożył, mimo jego żądania w specyfikacji,

- informacji banku potwierdzającej wielkość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową oferenta, ponieważ złożona przez wykonawcę opinia nie wskazywała żadnej z tych wielkości,

b) w postępowaniu o udzielenie zamówienia na budowę drogi ul. Lipowej – niewezwanie jedynego wykonawcy, który złożył swoją ofertę, do uzupełnienia wskazanych w specyfikacji dokumentów dotyczących jakości usług i dostaw (mimo tego, że zamawiający żądał tych dokumentów bezpodstawnie to wykonawca, który nie oprotestował tych zapisów w specyfikacji, składając swoją ofertę zobowiązany był do ich przestrzegania i złożenia wszystkich żądanych dokumentów).

Przed dokonaniem oceny i porównania złożonych ofert sprawdzać, czy wykonawcy spełniają warunki podmiotowe określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w zaproszeniu do składania ofert, w szczególności czy złożyli wszystkie wymagane oświadczenia i dokumenty oraz, czy złożone oświadczenia i dokumenty potwierdzają spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, wzywać do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Oświadczenia lub dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu wyznaczonym przez zamawiającego jako termin uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów, stosownie do przepisów art. 26 ust. 3 ustawy – Prawo zamówień publicznych, w brzmieniu obowiązującym od 11 czerwca 2007r.

W przypadku nieuzupełnienia dokumentów w wyznaczonym terminie – wykluczać wykonawców z postępowania, a ich oferty uznawać za odrzucone, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 pkt 3 i ust. 4 tej ustawy – str. 105-108, 120-121 protokołu oraz załącznik IV/83 do protokołu.

4.34. Nieodrzucenie – jako niezgodnych z ustawą Prawo zamówień publicznych – ofert złożonych przez wykonawców w postępowaniach o udzielenie zamówień na budowę drogi nr 104290L – ul. Różanej i drogi nr 104266L – ul. Lipowej (wybranych następnie, jako najkorzystniejsze), z uwagi na to, że wykonawcy nie dołączyli do nich kosztorysów ofertowych, w sytuacji kiedy w postanowieniach § 5 wzoru umowy - załącznika do specyfikacji istotnych warunków zamówienia - zamawiający określił, że rozliczenie za wykonane roboty następować będzie wg faktycznie wykonanych jednostek rzeczowych i cen jednostkowych określonych w specyfikacji i w złożonej ofercie, co znalazło następnie odzwierciedlenie w zawartych umowach.

W sytuacji kiedy zamawiający przewidział taki sposób rozliczenia z wykonawcą (a nie np. wynagrodzenie ryczałtowe), złożenie kosztorysu ofertowego zawierającego szczegółowe zestawienia rzeczowe przedmiotu zamówienia oraz ceny jednostkowe było obowiązkowe, a jego brak uniemożliwiał stwierdzenie zgodności treści oferty – w zakresie przedmiotu zamówienia – z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zaznaczyć też należy, że drugi z wykonawców, który złożył swoją ofertę w postępowaniu na budowę drogi ul. Różanej, taki kosztorys złożył.

Odrzucać oferty niezgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych oraz oferty, których treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z przepisami art. 89 ust. 1 pkt 1 i 2 tej ustawy.

Stosownie do przepisów art. 82 ust. 3 i art. 140 ust. 1 tej ustawy, treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy winien być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

W sytuacji opisanej w protokole kontroli, brak w ofertach wykonawców kosztorysów ofertowych, gdy nie przyjęto ryczałtowej formy wynagrodzenia, uniemożliwiał porównanie treści tych ofert - w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia stanowiącego podstawę ich wyceny - z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, nie można też było jednoznacznie stwierdzić, czy złożone oferty były ze sobą porównywalne, a to z kolei uniemożliwiało dokonanie spośród nich wyboru oferty obiektywnie najkorzystniejszej. W takiej sytuacji, oferty niezawierające kosztorysów ofertowych winny być odrzucone – str. 107, 109-110, 121 protokołu.

4.35. Niezamieszczenie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w postępowaniach o udzielenie zamówień na budowę drogi nr 104290L – ul. Różanej i drogi nr 104266L – ul. Lipowej, w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej.

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, zamieszczać na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, stosownie do przepisów art. 92 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych – str. 108, 121 protokołu.

4.36. Zamieszczenie ogłoszeń o zawarciu umów na budowę drogi nr 104290L – ul. Różanej i drogi nr 104266L – ul. Lipowej, na stronach portalu Urzędu Zamówień Publicznych – w dniu 6 marca 2007 r., tj. 197 dni po zawarciu tych umów oraz niezamieszczenie takich ogłoszeń na stronie internetowej zamawiającego, z naruszeniem obowiązującego wówczas przepisu art. 4a ust. 2 Prawa zamówień publicznych.

Ogłoszenia o udzieleniu zamówień publicznych, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych, zamieszczać w Biuletynie Zamówień publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, stosownie do art. 95 ust. 1 tej ustawy, w sposób wskazany w przepisach art. 11 ust. 1 pkt 1 i art. 12 ust. 1 ustawy. Przestrzegać obowiązku udokumentowania zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, w szczególności przechowywać dowód jego zamieszczenia, stosownie do przepisów art. 12 ust. 3 pkt 1powołanej ustawy – str. 108, 121 protokołu.

4.37. Dokonanie zwrotu wadium wniesionego w pieniądzu:

- wykonawcy, którego ofertę wybrano w postępowaniu na budowę drogi nr 104290L - ul. Różanej - po upływie 10 miesięcy od dnia zawarcia umowy oraz dokonanie jego zwrotu w kwocie, w jakiej zostało wniesione, bez odsetek wynikających z rachunku bankowego i rozliczenia kosztów prowadzenia rachunku, na którym je przechowywano,

- wykonawcy, którego ofertę wybrano w postępowaniu na budowę drogi nr 104266L - ul. Lipowej - po upływie ponad 2 miesięcy od dnia zawarcia umowy.

Wadium wniesione przez wykonawców zamówień publicznych zwracać niezwłocznie, jeśli zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego i wniesiono zabezpieczenie wykonania tej umowy, stosownie do przepisu art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych. Wadium wniesione w pieniądzu zwracać wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę, stosownie do przepisu art. 46 ust. 4 tej ustawy – str. 108-109, 121 protokołu.

4.38. Nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia należytego wykonania umowy na budowę drogi nr 104290L - ul. Różanej, polegające na:

- niewyegzekwowaniu od wykonawcy obowiązku wniesienia zabezpieczenia w terminie i wysokości ustalonej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - tj. przed zawarciem umowy, w wysokości 5 % ceny ofertowej (zamawiający sam bezzasadnie odstąpił od jego pobrania mimo, iż wykonawca w swojej ofercie zadeklarował wniesienie zabezpieczenia w gotówce w wysokości 4.410 zł, co odpowiadało 5 % ceny jego oferty, przy czym wadium, które nie zostało mu zwrócone wynosiło 1.000 zł),

- zawarciu z wykonawcą umowy, której postanowienia różniły się od postanowień wzoru umowy załączonego do specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

- nieokreśleniu w zawartej umowie części zabezpieczenia przeznaczonej na zabezpieczenie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy,

- utworzeniu zabezpieczenia przez potrącenie z należności za wykonane roboty budowlane kwoty odpowiadającej 30 % zabezpieczenia (na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady), w sytuacji gdy nie spełnione zostały ustawowe warunki do utworzenia zabezpieczenia w tej formie - zamówienie zrealizowano w trakcie jednego roku, a w dniu zawarcia umowy wykonawca nie wniósł co najmniej 30 % kwoty zabezpieczenia.

W przypadku podjęcia decyzji o żądaniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy i określenia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymagań dotyczących zabezpieczenia (w tym: wysokości, form, terminów i zasad jego wnoszenia), zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 15 ustawy - Prawo zamówień publicznych, egzekwować od wykonawców obowiązek jego wniesienia zgodnie z ustalonymi regułami oraz zgodnie wymaganiami określonymi w przepisach art. 147-151 tej ustawy.

W przypadku gdy wykonawca, którego oferta została wybrana, nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zatrzymywać wadium wraz z odsetkami, stosownie do przepisów art. 46 ust. 5 pkt 2 powołanej ustawy; zamawiający może też wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, zgodnie z art. 94 ust. 2, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy.

Umowy o zamówienia publiczne zawierać zgodnie z postanowieniami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia na podstawie art. 36 ust. 1 pkt 16 Prawa zamówień publicznych, w myśl których, zamawiający ma obowiązek zamieścić w specyfikacji istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach.

Dołączenie wzoru umowy do specyfikacji istotnych warunków zamówienia oznacza, że zamawiający wymaga od wybranego wykonawcy zawarcia z nim umowy o takiej właśnie treści, a informacja ta ma bezpośrednie znaczenie dla wykonawcy przy sporządzaniu oferty. Zawarcie w umowie postanowień odbiegających od postanowień wzoru umowy – także w zakresie zabezpieczenia należytego wykonania umowy - narusza zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, określone w przepisach art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych; potencjalni wykonawcy mogą bowiem zrezygnować z udziału w postępowaniu, np. ze względu na wysokość zabezpieczenia przewidzianego w projekcie (wzorze) umowy.

Żądanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy (5.278.000 euro), jest co prawda fakultatywną decyzją zamawiającego, zgodnie z art. 147 ust. 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy, jeżeli jednak decyzja taka zostanie podjęta i znajdzie odzwierciedlenie w zapisach specyfikacji istotnych warunków zamówienia, odstąpienie od niej po zakończeniu postępowania jest niedopuszczalne.

Określać w zawartych umowach – oprócz części zabezpieczenia przeznaczonej na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji – także część służącą pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, stosownie do przepisów art. 147 ust. 2 w związku z art. 151 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. W opisanym przypadku zamawiający zrezygnował z zabezpieczenia na okres realizacji zamówienia, a w umowie zawartej z wybranym wykonawcą zawarto wyłącznie zapis w odniesieniu do zabezpieczenia roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy tworzyć przez potrącenia z należności za częściowo wykonane dostawy, usługi lub roboty budowlane wyłącznie wtedy, jeżeli okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok, a w dniu zawarcia umowy wykonawca wniósł co najmniej 30 % kwoty zabezpieczenia, stosownie do przepisów art. 150 ust. 3 i 4 ustawy.

W trakcie realizacji umowy dopuszczać dokonanie zmiany formy zabezpieczenia – co należy do decyzji wykonawcy, a nie zamawiającego – wyłącznie na jedną lub kilka z form, o których mowa przepisach art. 148 ust. 1 i 2 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z zasadami wskazanymi w przepisach art. 149 tej ustawy, do których nie należą potrącenia z należności za częściowo wykonane zamówienia – str. 109 protokołu.

4.39. Udzielanie zamówień publicznych bez stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych, mimo że ich wartość przekraczała równowartość kwoty 6.000 euro określonej w przepisach art. 4 pkt 8 ustawy, która zobowiązywała do stosowania tej ustawy, w tym:

a) 12 października 2006 r. - udzielenie zamówienia na wykonanie budowy ulicy Chabrowej i Konwaliowej o wartości 131.147,50 zł netto (160.000 zł brutto), odpowiadającej równowartości 29.894,58 euro,

b) 12 października 2006 r. - udzielenie zamówienia na wykonanie budowy ulicy Zamkniętej o wartości 49.180,33 zł netto (60.000 zł brutto), odpowiadającej równowartości 11.210,47 euro,

c) 28 października 2005 r. - udzielenie zamówienia na wykonanie nawierzchni z masy mineralno-asfaltowej na ulicy Sierpińskiego o wartości 48.566,39 zł netto (59.251 zł brutto), odpowiadającej równowartości 12.001 euro,

d) 3 października 2005 r. – udzielenie dotychczasowemu dostawcy – w drodze aneksu Nr 6 do umowy zawartej 18 października 1999 r. - zamówienia na usługi kompleksowego sprzątania budynku Urzędu Miejskiego i otoczenia na okres 3 lat (do 18 października 2008r.) o łącznej wartości w tym okresie 265.573,77 zł netto (324.000 zł brutto), odpowiadającej równowartości 65.625,62 euro.

Przestrzegać obowiązku zlecania zadań na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty oraz zawierania umów, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane – na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, stosownie do przepisów art. 35 ust. 4 oraz art. 138 pkt 5 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Zamówień publicznych udzielać wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych, z zastosowaniem jednego z trybów postępowania wskazanych w przepisach art. 10, stosownie do art. 7 ust. 3 tej ustawy, pamiętając, że przepisów ustawy nie stosuje się wyłącznie w przypadkach wskazanych w art. 4 tej ustawy, w tym przy udzielaniu zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tej ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 11 czerwca 2007 r.

Dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych udzielać zamówień dodatkowych jedynie w sytuacji, gdy zachodzą wszystkie przesłanki wskazane w przepisach art. 67 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych w brzmieniu obowiązującym od 11 czerwca 2007 r., tj. gdy zamawiane usługi lub roboty:

- nie są objęte zamówieniem podstawowym,

- ich wartość nie przekracza łącznie 50 % wartości realizowanego zamówienia,

- są niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego,

- ich wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego – str. 73-74, 110-111, 123, 130 protokołu.

4.40. Brak kontrasygnaty skarbnika miasta na umowach skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych, w tym na umowach:

- z 21 sierpnia 2006 r. na pełnienie funkcji inspektora nadzoru przy budowie ulicy Różanej, Lipowej i Zapolskiej na kwotę 6.000 zł,

- z 12 października 2006 r. na pełnienie funkcji inspektora nadzoru przy budowie ulicy Chabrowej, Konwaliowej i Zamkniętej na kwotę 6.000 zł,

- z 12 października 2006 r. - na aneksie do umowy z 21 sierpnia 2006 r. na wykonanie ulicy Zamkniętej na kwotę 60.000 zł,

- z 28 września 2005 r. na budowę ulicy Sierpińskiego na kwotę 154.618,29 zł,

- z 28 września 2005 r. na pełnienie funkcji inspektora nadzoru przy budowie ulicy Sierpińskiego na kwotę 2.300,00 zł,

- z 5 listopada 2003 r. na opracowanie projektu rekultywacji i zagospodarowania rekreacyjnego działki nr 1959/6 na kwotę 12.200 zł.

Umowy i inne dokumenty potwierdzające czynności prawne mogące spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przedkładać skarbnikowi gminy lub osobie przez niego upoważnionej, celem ich kontrasygnaty, stosownie do przepisów art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – str. 113, 124, 125, 128 protokołu kontroli kompleksowej oraz str. 2 protokołu kontroli problemowej.

4.41. Przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań pieniężnych obciążających budżet miasta:

- w dziale 600 „Transport i łączność”, w rozdziale 60016 „Drogi publiczne gminne”, w § 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, w tym:

1) na zadania pn. „Budowa ul. Chabrowej” i „Budowa ul. Konwaliowej” – o łączną kwotę 165.200 zł, przez zawarcie 12 października 2006 r. dwóch umów:

- aneksu Nr 1 na roboty dodatkowe przy budowie drogi nr 104190L - ul. Różanej (wykonanie ulic Chabrowej i Konwaliowej) o wartości 160.000 zł,

- umowy na pełnienie funkcji inspektora nadzoru budowlanego przy budowie tych ulic na kwotę 5.200 zł, wynikającą z rachunków inspektora,

w sytuacji, kiedy plan wydatków na ten dzień wynosił 8.384 zł i został już zrealizowany w 100 %,

2) na zadanie pn. „Budowa ul. Lipowa-Zamknięta” o łączną kwotę 69.404,19 zł, w tym:

- 21 sierpnia 2006 r. - o kwotę 8.604,19 zł, przez zawarcie tego dnia dwóch umów: na budowę drogi nr 104266L - ul. Lipowa o wartości 125.104,19 zł oraz umowy na pełnienie funkcji inspektora nadzoru budowlanego przy budowie tej ulicy na kwotę 2.000 zł, wynikającą z rachunku inspektora, w sytuacji, kiedy plan wydatków na ten dzień wynosił 125.192 zł, a do tego dnia wydatkowano 192 zł i zaciągnięto zobowiązania w kwocie 6.500 zł,

- 12 października 2006 r. - o kwotę 60.800 zł, przez zawarcie tego dnia dwóch umów: aneksu Nr 1 na roboty dodatkowe przy budowie ul. Lipowej (budowę drogi nr 104330 - ul. Zamkniętej) o wartości do 60.000 zł oraz umowy na pełnienie funkcji inspektora nadzoru budowlanego przy budowie tej ulicy na kwotę 800 zł, wynikającą z rachunku inspektora, w sytuacji, kiedy plan wydatków na ten dzień (125.384 zł) został już zrealizowany i przekroczony,

3) na zadanie pn. „Budowa ulicy Sierpińskiego”, w tym:

- 28 września 2005 r. - o kwotę 43.418,29 zł, przez zawarcie tego dnia dwóch umów: na budowę ulicy Sierpińskiego o wartości 154.618,29 zł oraz umowy na pełnienie funkcji inspektora nadzoru budowlanego przy budowie tej ulicy na kwotę 2.300 zł, w sytuacji, kiedy plan wydatków na ten dzień wynosił 120.000 zł, a do tego dnia wydatkowano już kwotę 6.500 zł,

- 28 października 2005 r. - o kwotę 58.419,29 zł, przez zawarcie tego dnia dwóch umów: na wykonanie nawierzchni z masy mineralno-asfaltowej ul. Sierpińskiego o wartości 59.251 zł oraz umowy na pełnienie funkcji inspektora nadzoru budowlanego przy tej budowie na kwotę 750 zł, w sytuacji, kiedy plan wydatków na ten dzień wynosił 165.000 zł, do tego dnia wydatkowano już kwotę 6.500 zł i zaciągnięto zobowiązania na łączną kwotę 156.918,29 zł,

- w dziale 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, w tym:

a) w rozdziale 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód”, w § 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” - w 2003 r. - przez zawarcie 5 listopada 2003 r. umowy na opracowanie projektu rekultywacji działki nr 1959/6 za kwotę 12.200 zł, przy braku środków zaplanowanych na ten cel, a następnie dokonanie 14 stycznia 2004 r. wydatku w tej kwocie – przy braku planu w projekcie uchwały budżetowej miasta na 2004 r.,

b) w rozdziale 90006 „Ochrona gleby i wód podziemnych”, w § 4300 „Zakup usług pozostałych” - w 2006 r. - przez zawarcie 7 czerwca 2006 r. umowy na pobranie i przebadanie próbek wody za kwotę 9.637,51 zł, przy braku środków zaplanowanych na ten cel w budżecie miasta.

Zobowiązania pieniężne zaciągać do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, stosownie do przepisów art. 36 ust. 1 i art. 193 ustawy o finansach publicznych.

Korzystając z prawa do zaciągania zobowiązań, przysługującego burmistrzowi miasta na mocy art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, pamiętać o tym, że prawo to dotyczy zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę miasta.

Przestrzegać zasady dokonywania wydatków na cele i w wysokościach określonych w uchwale budżetowej i w planie finansowym jednostki, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 i art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – str. 112-113, 123-129 protokołu kontroli kompleksowej oraz str. 2-3, 8-9 protokołu kontroli problemowej.

4.42. Nieterminowe regulowanie zaciągniętych zobowiązań:

- na kwotę 159.843,48 zł wobec wykonawcy robót budowlanych związanych z budową ulicy Chabrowej i Konwaliowej,

- na kwotę 8.604,19 zł wobec wykonawcy robót związanych z budową ulicy Lipowej,

- na kwotę 56.501,65 zł wobec wykonawcy robót związanych z budową ulicy Zamkniętej,

- na kwotę 59.251,00 zł wobec wykonawcy robót budowlanych związanych z budową ulicy Sierpińskiego,

- na kwotę 6.750,00 zł wobec inspektora nadzoru przy budowie ulicy Chabrowej, Konwaliowej, Zamkniętej i Sierpińskiego,

- na kwotę 2.996,00 zł wobec wykonawcy mapy geodezyjnej do celów projektowych,

- na kwotę 12.200,00 zł wobec wykonawcy projektu rekultywacji działki nr 1959/6,

- na kwotę 1.329,31 zł za pobranie i przebadanie próbek wody,

- na kwotę 92,51 zł za konserwację piezometrów.

Przestrzegać obowiązku regulowania zaciągniętych zobowiązań w terminach wynikających z zawartych umów bądź z przepisów prawa, zgodnie z przepisami art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, nie dopuszczając do powstawania zaległości skutkujących naliczaniem odsetek za zwłokę – str. 114-115, 126-127, 129 protokołu, str. 2, 8 protokołu kontroli problemowej.

4.43. Nieujęcie w księgach rachunkowych Urzędu Miasta za rok 2006 - w miesiącu grudniu - wszystkich kosztów obciążających jednostkę w tym roku, w tym kosztów inwestycji rozpoczętych oraz zobowiązań wobec kontrahentów:

- na kwotę 82.421,13 zł - związanych z budową ulicy Chabrowej,

- na kwotę 77.422,35 zł - związanych z budową ulicy Konwaliowej,

- na kwotę 8.604,19 zł - związanych z budową ulicy Lipowej,

- na kwotę 56.501,65 zł - związanych z budową ulicy Zamkniętej,

- na kwotę 6.000,00 zł - związanych z budową tych ulic (wynagrodzenie inspektora nadzoru),

a w konsekwencji - wykazanie na 31 grudnia 2006 r. nierzeczywistych sald na kontach 080 „Inwestycje - środki trwałe w budowie” oraz 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”.

W księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, odzwierciedlając w księgach rachunkowych stan rzeczywisty, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 tej ustawy – str. 114-116, 126-127 protokołu.

4.44. Wyznaczenie:

- w aneksie z 12 października 2006 r. (do umowy z 21.08.2006 r.) na budowę ulicy Chabrowej i Konwaliowej,

- w aneksie z 12 października 2006 r. (do umowy z 21.08.2006 r.) na budowę ulicy Zamkniętej,

- w umowie o dzieło z 12 października 2006 r. na pełnienie funkcji inspektora nadzoru budowlanego przy budowie ulicy Chabrowej, Konwaliowej i Zamkniętej,

terminu płatności wynagrodzenia wykonawcy - „do końca I kwartału 2007”, tj. około 5 miesięcy od ustalonego terminu wykonania tych umów (15.11.2006, 30.11.2006 r.);

- w aneksie z 11 października 2006 r. (do umowy z 21.08.2006 r.) na budowę ulicy Lipowej, terminu płatności części wynagrodzenia w kwocie 8.604,19 zł - „w terminie 90 dni od złożenia faktury”,

- w umowie z 28 października 2005 r. na budowę ulicy Sierpińskiego terminu płatności wynagrodzenia wykonawcy - „do 60 dni od daty otrzymania rachunku”.

Terminy zapłaty w transakcjach handlowych ustalać na okres nie dłuższy niż 30 dni, tak aby nie narażać gminy na zapłatę odsetek ustawowych, mając na uwadze przepisy art. 5 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. Nr 139, poz. 1323 z późn. zm.), w myśl których, jeżeli strony w umowie przewidziały termin zapłaty dłuższy niż 30 dni, wierzyciel (w tym wypadku wykonawca) może żądać odsetek ustawowych za okres począwszy od 31 dnia po spełnieniu swojego świadczenia niepieniężnego i doręczeniu dłużnikowi faktury lub rachunku – do dnia zapłaty, ale nie dłuższy niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego, zaś zgodnie z art. 9 tej ustawy, czynność prawna wyłączająca lub ograniczająca to uprawnienie wierzyciela jest nieważna – str. 114-115, 124-125, 129 protokołu.

4.45. Nieprzeprowadzenie na koniec 2006 r. inwentaryzacji środków trwałych w budowie oraz zobowiązań ujętych na koncie „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.

Przeprowadzać – na ostatni dzień każdego roku obrotowego – inwentaryzację:

- stanu wszystkich pasywów, których stan rzeczywisty nie jest ustalany drogą spisu z natury lub potwierdzenia przez kontrahenta salda należności - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich realnej wartości, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości,

- środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, mając na uwadze, że inwentaryzację tych składników znajdujących się na terenie strzeżonym można przeprowadzić raz w ciągu 4 lat, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, w myśl art. 27 tej ustawy – str. 115-116 protokołu.

4.46. Zrealizowanie zadania gminy – rekultywacji gruntów działki komunalnej nr 1959/6 – przez podmiot, z którym nie zawarto żadnej umowy określającej zasady wzajemnych rozliczeń, co skutkowało tym, że:

- podmiot ten, działając jedynie na podstawie pełnomocnictwa do „prowadzenia czynności organizacyjno – technicznych oraz wykonania robót rekultywacyjnych” występował jako strona umowy Nr 50/0/2004 z 21 maja 2004 r., której przedmiotem było ustalenie warunków rekultywacji działki gminnej z wykorzystaniem kamienia z Lubelskiego Węgla „Bogdanka”, za określonym w niej wynagrodzeniem. Uzyskanych w wykonaniu tej umowy środków finansowych (ok. 906.970 zł przyjmując stawki z umowy i ilość kamienia zużytego do rekultywacji działki wynikającą z załącznika do końcowego protokołu odbioru robót) podmiot ten nie odprowadził na rachunek budżetu gminy,

- za wykonanie zadania podmiot nie otrzymał od gminy wynagrodzenia.

Realizację zadań gminy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, zlecać na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych, na podstawie umowy, zgodnie z przepisami art. 35 ust. 4 i art. 138 pkt 5 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, mając na uwadze przepisy art. 35 ust. 3 pkt 1 tej ustawy, w myśl których wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

W opisanym w protokole przypadku, przed zleceniem realizacji zadania gmina winna precyzyjnie określić przedmiot zamówienia, a następnie z należytą starannością oszacować jego wartość, na zasadach określonych w przepisach art. 29-35 Prawa zamówień publicznych. Po wykonaniu tych czynności, jeżeli wartość tego zamówienia przekroczyłaby równowartość kwoty 6.000 euro, do jego udzielenia należało stosować przepisy tej ustawy, zgodnie z jej art. 4 pkt 8 w obowiązującym wówczas brzmieniu. Przeprowadzone postępowanie, w trybie i na zasadach określonych w przepisach powołanej ustawy, wyłoniłoby wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę, a zawarta z nim umowa określałaby prawa i obowiązki stron, w tym należne wykonawcy wynagrodzenie.

Wobec braku jakiejkolwiek umowy z wykonawcą zadania pn. „Rekultywacja działki komunalnej nr 1959/6”, uzyskane środki finansowe podmiot ten winien był odprowadzić na rachunek budżetu miasta Włodawa, bowiem to burmistrz miasta decyzją Starosty Włodawskiego Nr OS. 6710/8/2004 z 10 marca 2004 r. uzyskał zezwolenie na odzysk odpadów podczas prowadzenia rekultywacji zdegradowanego terenu, a posiadane przez ten podmiot pełnomocnictwo udzielone mu przez burmistrza, nie uprawniało do prowadzenia w imieniu miasta Włodawa rozliczeń finansowych.

Brak takiej umowy uniemożliwia stwierdzenie, czy przy realizacji tego zadania gmina nie poniosła szkody finansowej (nie jest możliwe ustalenie jakie dochody uzyskałaby gmina z odzysku odpadów podczas prowadzenia rekultywacji, a jakie poniosłaby wydatki) – str. 4-11 protokołu kontroli problemowej.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Przypadki nieprawidłowej klasyfikacji rodzajowej środków trwałych.

Środki trwałe zaliczać do grup, podgrup i rodzajów zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych określoną rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.), stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.); dokonać prawidłowej klasyfikacji środków trwałych wymienionych w protokole kontroli – str. 131 protokołu.

5.2. Ujęcie - w ewidencji środków trwałych - składników majątkowych, których wartość jednostkowa jest niższa od wartości minimalnej określonej w obowiązujących przepisach dla tej grupy składników majątkowych tj. 3.500 zł.

Na koncie 011 „Środki trwałe” ujmować wyłącznie środki trwałe, których wartość początkowa w dniu nabycia przekracza kwotę, o której mowa w przepisie art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). W przypadku gdy wartość poszczególnych składników majątkowych nie przekracza kwoty określonej w tych przepisach lub są to składniki majątku wymienione w przepisie § 5 ust. 3 pkt. 1-5 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006  r. ujmować je w ewidencji pozostałych środków trwałych (na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”) i umarzać w 100 % w momencie wydania do używania, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 6 tego rozporządzenia oraz zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w jego załączniku Nr 2 – str. 131 protokołu.

5.3. Zastosowanie nieprawidłowych stawek umorzeniowych dla niektórych środków trwałych.

Odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych od środków trwałych dokonywać według stawek określonych w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), w związku z postanowieniami pkt 55 „Zasad rachunkowości”, stanowiących załącznik do okólnika nr 11/2002 Burmistrza Miasta Włodawa z dnia 18 października 2002 r. – str. 132 protokołu.

5.4. Przypadki niezamieszczania w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych, danych pozwalających na ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdują się środki trwałe.

Ewidencję analityczną do konta 013 „Pozostałe środki trwałe” prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdują się środki trwałe, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 133 protokołu.

5.5. Ujmowanie na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”, i w ewidencji analitycznej do tego konta, składników majątku o wartości niższej niż 3.500 zł, wbrew postanowieniom przepisów wewnętrznych.

Wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł ujmować w pozabilansowej ewidencji, zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 020 „Wartości niematerialne i prawne” określonymi w „Planie kont dla jednostki budżetowej – Urzędu Miejskiego we Włodawie” lub dokonać zmiany w tych przepisach wewnętrznych dostosowując ich postanowienia do przyjętej praktyki – str. 135 protokołu.

5.6. Przeprowadzenie w 2005 r. inwentaryzacji gruntów, budynków, budowli i wartości niematerialnych i prawnych drogą spisu z natury.

Inwentaryzację gruntów, budynków, budowli oraz wartości niematerialnych i prawnych przeprowadzać drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, zgodnie z postanowieniami § 6 pkt 1 i 2 zarządzenia nr 6/2002 Burmistrza Miasta Włodawy w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania inwentaryzacji i pkt 36 i 37 „Zasad rachunkowości” – str. 137-138 protokołu.

5.7. Nieudokumentowanie faktu przeprowadzenia na koniec 2005 i 2006 inwentaryzacji drogą weryfikacji (w tym wartości niematerialnych i prawnych i inwestycji).

Dokumentować, w sposób określony w przepisach wewnętrznych. przeprowadzenie inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich realnej wartości, zgodnie z  przepisami art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 140 protokołu.

5.8. Przekazanie Miejskiej Bibliotece Publicznej oraz Włodawskiemu Domowi Kultury nieruchomości komunalnych w trwały zarząd.

Uregulować formę władania nieruchomościami przez Miejską Bibliotekę Publiczną i Włodawski Dom Kultury, wybierając jedną z form wskazanych w art. 13 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, mając na uwadze przepisy art. 18 ust. 1, art. 43 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 10 tej ustawy, zgodnie z którymi nieruchomości mogą być oddane w trwały zarząd jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej.

Ustalić, od kiedy Włodawski Dom Kultury we Włodawie zarządzał nieruchomościami, z których korzysta. W przypadku ustalenia, że zarządzał nieruchomościami w dniu 5 grudnia 1990 r. - wydać decyzję w sprawie nieodpłatnego nabycia, z mocy prawa, prawa użytkowania wieczystego gruntów i prawa własności położonych na nieruchomości gruntowej budynków przez tę instytucję kultury, stosownie do przepisów art. 202 ustawy o gospodarce nieruchomościami; w przeciwnym wypadku uregulować formę władania nieruchomościami zgodnie z przepisami art. 13 ust. 1 tej ustawy.

Zweryfikować stan rozrachunków ze wskazanymi podmiotami z tytułu opłat za korzystanie z nieruchomości – str. 142, 143 protokołu.

5.9. Nieuregulowanie formy władania – przez podmioty wymienione pod poz. 1, 2, 4 i 5 zał. nr V/6 do protokołu kontroli – pomieszczeniami znajdującymi się w budynku Urzędu Miejskiego. Przekazanie, na czas nieokreślony bez uzyskania zgody Rady Miejskiej, w nieodpłatne używanie, pomieszczeń podmiotowi wymienionemu pod poz. 3 tego załącznika na podstawie „umowy udostępnienia lokalu”, w której miasto zobowiązało się ponosić koszty utrzymania udostępnionych pomieszczeń.

Uregulować sposób władania pomieszczeniami znajdującymi się w budynku Urzędu Miejskiego i zajętymi na potrzeby podmiotów wymienionych w zał. nr V/6 do protokołu kontroli, wybierając jedną z form wskazanych w przepisach art. 13 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, mając na uwadze przepisy art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Ze środków budżetu gminy nie finansować zadań, które wykraczają poza katalog zadań własnych gminy określony w przepisach art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym - przepisy tej ustawy nie przewidują możliwości dofinansowania potrzeb indywidualnych podmiotów.

Rozważyć opracowanie i przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie określenia zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, stosownie do przepisu art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a ustawy o samorządzie gminnym. Do czasu ustalenia tych zasad burmistrz miasta może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Miejskiej i – również w przypadku umów najmuj i dzierżawy - po przeprowadzeniu postępowania przetargowego, chyba że Rada wyrazi zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia tych umów, zgodnie z przepisami art. 37 ust. 4 ustawy z dnia z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.) – str. 144 protokołu.

5.10. Przyjęcie, w niektórych przypadkach, wartości nieruchomości określonej przez rzeczoznawcę w operacie szacunkowym jako wartości brutto (tj. zawierającej podatek VAT); ustalenie na tej podstawie ceny wywoławczej nieruchomości i wysokości wadium.

Cenę wywoławczą nieruchomości sprzedawanej w pierwszym przetargu ustalać w wysokości nie niższej niż jej wartość, określona przez rzeczoznawcę majątkowego w operacie szacunkowym, stosownie do przepisów art. 67 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 oraz art. 156 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Brak jest podstaw prawnych do przyjmowania, że określona przez rzeczoznawcę wartość nieruchomości zawiera (bądź nie zawiera) podatek VAT, bowiem opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega m.in. odpłatna dostawa towarów, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru, a podstawą opodatkowania jest obrót, stosownie do przepisów art. 5 ust 1 pkt1, art. 19 ust. 1 i art. 29 ust. 1 ustawy z dnia z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) – str. 146, 148, 150-151 protokołu.

5.11. Nieprawidłowości przy zbywaniu nieruchomości gminnych w drodze przetargu ustnego nieograniczonego, polegające na:

- niepodaniu do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w sposób zwyczajowo przyjęty informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

- zamieszczaniu ogłoszeń o przetargach na okres krótszy niż 30 dni przed terminem przetargu (dotyczy drugiego i kolejnych przetargów),

- zatrzymaniu wadium osobie ustalonej jako nabywca nieruchomości, mimo nieudokumentowania faktu zawiadomienia go o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży i prawie do zatrzymania wadium,

- niepodawaniu do publicznej wiadomości informacji o zakończeniu przetargów wynikiem negatywnym,

- niewskazaniu w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu (dot dz. 2735) oraz faktycznego (wynikającego z planu zagospodarowania przestrzennego) przeznaczenia nieruchomości (dot. działek 101, 103/2 i 104/1),

- przeprowadzeniu przetargu przez członków komisji przetargowej niewyznaczonych przez burmistrza miasta do tej czynności.

Informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, zgodnie z przepisami art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W wykazie tym określać przeznaczenie nieruchomości oraz termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy, stosownie do przepisów art. 35 ust. 2 pkt 4 i 12 powołanej ustawy.

Ogłoszenie o przetargu podawać do publicznej wiadomości co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu, zgodnie z przepisami § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108).

Wpłacone przez uczestnika przetargu wadium zatrzymywać, jeżeli osoba ustalona jako nabywca nieruchomości została poinformowana o tym prawie, w przypadku gdy nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i w terminie zawarcia umowy sprzedaży podanym w zawiadomieniu, stosownie do przepisów art. 41 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Informację o wyniku przetargu podawać do publicznej wiadomości, wywieszając w siedzibie właściwego urzędu na okres 7 dni, w przypadku niezaskarżenia w wyznaczonym terminie czynności związanych z przeprowadzeniem przetargu albo w razie uznania skargi za niezasadną, zgodnie z przepisami § 12 cytowanego rozporządzenia.

Przestrzegać kompetencji burmistrza miasta do wyznaczenia przewodniczącego oraz członków komisji przetargowej, stosownie do przepisów § 8 ust. 2 powołanego rozporządzenia – str. 146-152 protokołu.

5.12. Nieprawidłowości przy zbywaniu nieruchomości gminnych w drodze bezprzetargowej, polegające na:

- sporządzeniu protokołu uzgodnień z nabywcą nieruchomości, przed upływem terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługiwało pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości (przypadek),

- przyznaniu najemcom lokali mieszkalnych prawa do pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości, mimo niezłożenia przez nich oświadczeń o wyrażeniu zgody na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie.

Przyjęcie ceny nieruchomości na podstawie operatu szacunkowego, w którym w wyniku błędu rachunkowego wartość lokalu mieszkalnego wraz z udziałem w gruncie zaniżono o 1.000 zł (w operacie wartość lokalu wraz z udziałem w gruncie obliczono w kwocie 24.600 zł, podczas gdy wartość lokalu wynosiła 25.100 zł a wartość gruntu 500 zł), co spowodowało zaniżenie dochodów miasta - po uwzględnieniu bonifikaty - o kwotę 100 zł).

Protokół z rokowań, stanowiący - zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami - podstawę do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, sporządzać po upływie terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, w związku z przepisami art. 34 ust. 1 pkt 1 tej ustawy.

Pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości przyznawać osobom, które złożą oświadczenie, że korzystają z pierwszeństwa w ich nabyciu i wyrażają zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie, stosownie do przepisów art. 34 ust. 5 powołanej ustawy.

Cenę lokalu ustalać łącznie z udziałem w nieruchomości wspólnej, w oparciu o sporządzoną przez rzeczoznawcę na piśmie, w formie operatu szacunkowego, opinię o wartości nieruchomości, w myśl przepisów art. 67 ust. 1 i 1a i art. 67 ust. 1 w związku z art. 156 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 155, 157-158 protokołu.

6. W zakresie wydatków na zadania zlecone:

6.1. Zawarcie z pracownikiem Urzędu umowy zlecenia i wypłacenie wynagrodzenia za wykonanie czynności przewidzianych w jego zakresie czynności.

Umowy zlecenia z własnymi pracownikami zawierać wyłącznie na wykonanie czynności nieobjętych obowiązkami pracownika (wymienionymi w jego zakresie czynności), za które otrzymuje wynagrodzenie. Za czynności wykonywane w ramach ustalonego przez kierownika jednostki zakresu obowiązków pracownik otrzymuje wynagrodzenie, które winno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy, zgodnie z przepisami art. 22 § 1 i art. 78 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – str. 159-160 protokołu.

7. W zakresie rozliczeń jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi:

7.1. Nieegzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych obowiązku terminowego przekazywania sprawozdań budżetowych (przypadki).

Egzekwować od kierowników jednostek organizacyjnych gminy obowiązek przekazywania jednostkowych sprawozdań budżetowych w terminach określonych w załączniku Nr 38 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, stosownie do przepisów § 18 tego rozporządzenia – str. 162 protokołu.

Ponadto rozważyć uzupełnienie obowiązujących w jednostce przepisów wewnętrznych i procedur kontroli finansowej o określenie sposobu dokumentowania wykonania ustawowych obowiązków w zakresie:

- udzielania dotacji podmiotom spoza sektora finansów publicznych na realizację zadań własnych miasta, dotyczących zamieszczania ogłoszeń o otwartych konkursach ofert w siedzibie Urzędu Miasta w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń oraz - w zależności od rodzaju zadania - w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym, stosownie do art. 13 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

- udzielania zamówień publicznych, dotyczących zamieszczenia w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym ogłoszenia o zamówieniu, tj. wykonania obowiązków wynikających z przepisów art. 40 ust. 1 Prawa zamówień publicznych,

- gospodarowania mieniem komunalnym, określonych w art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami i § 6 ust. 7 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, tj. podania do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej i w sposób zwyczajowo przyjęty informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz zamieszczenia ogłoszenia o przetargu na stornie internetowej,

mając na uwadze przepisy art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw – str. 91, 97, 116, 147, 151, 155 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Jednocześnie informuję, że - stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych - jest Pan zobowiązany zawiadomić Izbę o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania - w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Test Format (*.rtf) na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub dyskietką) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Miejska we Włodawie